Loading...
HomeMy WebLinkAboutCity of Azusa - Project Plan v1.3ID Task Mode Task Name Work Duration Start Finish Predecessors Notes 1 City of Azusa ‐ Laserfiche Implementation Project 104 hrs 39 days Mon 12/5/16 Thu 1/26/17 2 General Initiation and Planning 1 hr 3 days Mon 12/5/16 Wed 12/7/16 3 (Total professional services)1 hr 3 days Mon 12/5/16 Wed 12/7/16 4 Project kick off meeting (Introduction of all teams, responsibilities, and general timeline)0 hrs 3 days Mon 12/5/16 Wed 12/7/16 ECS, COA 5 Gather initial information and project planning 0 hrs 3 days Mon 12/5/16 Wed 12/7/16 ECS 6 Provide hardware recommendations based on LF software requirements 0 hrs 3 days Mon 12/5/16 Wed 12/7/16 ECS 7 Implementation 100 hrs 32 days Fri 12/9/16 Mon 1/23/17 8 Phase 1: Hardware and Software Installation 4 hrs 2 days Fri 12/9/16 Mon 12/12/16 2FS+1 day 9 Laserfiche Software Installation 4 hrs 2 days Fri 12/9/16 Mon 12/12/16 ECS 10 (Total professional services)4 hrs 2 days Fri 12/9/16 Mon 12/12/16 11 Laserfiche Server Installation 0 hrs 2 days Fri 12/9/16 Mon 12/12/16 12 Install LF Server 10.x 0 hrs 2 days Fri 12/9/16 Mon 12/12/16 13 Validate connection / volume locations 0 hrs 2 days Fri 12/9/16 Mon 12/12/16 14 Create new Search Catalog 0 hrs 2 days Fri 12/9/16 Mon 12/12/16 15 Install Forms 10.x 0 hrs 2 days Fri 12/9/16 Mon 12/12/16 16 Configure Forms Administration 0 hrs 2 days Fri 12/9/16 Mon 12/12/16 17 Install Web Access 10.x 0 hrs 2 days Fri 12/9/16 Mon 12/12/16 18 Configure WA Administration 0 hrs 2 days Fri 12/9/16 Mon 12/12/16 19 Configure Authenication in IIS 0 hrs 2 days Fri 12/9/16 Mon 12/12/16 20 Install WebLink Public Portal 9.x 0 hrs 2 days Fri 12/9/16 Mon 12/12/16 21 Configure WL Administration 0 hrs 2 days Fri 12/9/16 Mon 12/12/16 22 Configure Authenication in IIS 0 hrs 2 days Fri 12/9/16 Mon 12/12/16 23 Install Workflow 10.x 0 hrs 2 days Fri 12/9/16 Mon 12/12/16 24 Validate prerquisites are installed 0 hrs 2 days Fri 12/9/16 Mon 12/12/16 25 Install Import Agent 10.x 0 hrs 2 days Fri 12/9/16 Mon 12/12/16 26 Validate prerquisites are installed 0 hrs 2 days Fri 12/9/16 Mon 12/12/16 27 Laserfiche Client Installation 0 hrs 2 days Fri 12/9/16 Mon 12/12/16 28 Install Client and Scan Workstations 10.x 0 hrs 2 days Fri 12/9/16 Mon 12/12/16 29 Validate preerquisites are installed 0 hrs 2 days Fri 12/9/16 Mon 12/12/16 30 Confirm all workstations can connect to LF10 server 0 hrs 2 days Fri 12/9/16 Mon 12/12/16 31 Phase 2: Repository Design Consultation and Configuration 8 hrs 8 days Tue 1/10/17 Thu 1/19/17 8FS+20 days 32 (Total professional services)8 hrs 8 days Tue 1/10/17 Thu 1/19/17 33 Preliminary Needs Assessment 0 hrs 8 days Tue 1/10/17 Thu 1/19/17 ECS, COA 34 Confirm repository requirements (Folder structure, naming convention, template design,  licensing distribution and security, storage volumes) 0 hrs 8 days Tue 1/10/17 Thu 1/19/17 35 Consultation ‐ Repository Design Recommendations 0 hrs 8 days Tue 1/10/17 Thu 1/19/17 ECS, COA 36 Consult on Laserfiche configuration based on business requirements 0 hrs 8 days Tue 1/10/17 Thu 1/19/17 37 Configuration ‐ Repository Design Implementation 0 hrs 8 days Tue 1/10/17 Thu 1/19/17 ECS, COA 38 Configure Laserfiche based on business requirements 0 hrs 8 days Tue 1/10/17 Thu 1/19/17 39 Review and confirm approval of repository design 0 hrs 8 days Tue 1/10/17 Thu 1/19/17 40 Phase 3: ApplicationXtender Conversion to LF 72 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 8FS+2 days 41 (Total professional services)72 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 42 Requirements Validation 0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 ECS, COA 43 Gather requirements (folder, template, naming)0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 44 Verify requirements 0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 45 Finalize and sign off on requirements 0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 46 Data Export/Import 0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 ECS 47 Export copy of data for conversion 0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 48 Programming 0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 ECS 49 Complete programming conversion intelligence (up to 12 document types)0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 50 Verify and resolve any programming issues with requirements (if any) 0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 20 27 4 11 18 25 1 8 15 22 29 Dec '16 Jan '17 Feb ' Page 1 ID Task Mode Task Name Work Duration Start Finish Predecessors Notes 51 Sample Conversion 0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 52 Round 1 Verification 0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 ECS, COA 53 Generate 100MB of sample data for each pilot department 0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 54 Load sample data for department review 0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 55 Modify conversion programming as needed 0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 56 Round 2 Verification 0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 57 Generate 100MB of sample data for each pilot department 0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 58 Load sample data for department review 0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 59 Modify conversion programming as needed 0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 60 Conversion 0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 ECS 61 Convert up to 68GB of data 0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 62 Verification 0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 COA 63 Review converted data and approve 0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 64 Follow Up Conversion 0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 ECS 65 Follow up Conversion of Remaining Files (as needed)0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 66 Final Verification 0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 ECS, COA 67 Generate statistics report of conversion 0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 68 Review data and statistics 0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 69 Workflow Reprocessing 0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 70 Run workflow to reprocess all converted data into new structure 0 hrs 20 days Thu 12/15/16 Wed 1/11/17 71 Phase 4: Training 16 hrs 2 days Fri 1/20/17 Mon 1/23/17 31 72 (Total professional services)16 hrs 2 days Fri 1/20/17 Mon 1/23/17 73 User Training (Two Training Days)0 hrs 2 days Fri 1/20/17 Mon 1/23/17 ECS, COA 74 Import and Capture Training 0 hrs 2 days Fri 1/20/17 Mon 1/23/17 75 Search and Retrieval Training 0 hrs 2 days Fri 1/20/17 Mon 1/23/17 76 LF Administration Training for IT Staff (Two Training Days)0 hrs 2 days Fri 1/20/17 Mon 1/23/17 77 Workflow Training 0 hrs 2 days Fri 1/20/17 Mon 1/23/17 78 Security and User Setup Training 0 hrs 2 days Fri 1/20/17 Mon 1/23/17 79 Volume Configuration Training 0 hrs 2 days Fri 1/20/17 Mon 1/23/17 80 General IT Training 0 hrs 2 days Fri 1/20/17 Mon 1/23/17 81 General Project Management ‐ Monitoring and Controlling 3 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 82 (Total professional services)3 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 83  Monitor and Control Project Work 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 ECS, COA 84   Authorize Work 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 85   Manage Action Items 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 86   Manage Project Records 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 87  Integrated Change Control 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 ECS, COA 88   Manage Scope 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 89   Manage Requirements 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 90   Control Decisions 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 91   Control Changes 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 92  Scope Verification 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 ECS, COA 93   Manage Project Acceptance 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 94  Schedule Control 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 ECS, COA 95   Track Status 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 96   Maintain Project Schedule 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 97   Maintain Work Plans 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 98  Manage Finances 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 ECS, COA 99   Monitor Cost/Schedule Variance 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 100   Control Costs 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 101   Maintain Financial Plan 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 102  Perform Quality Control 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 ECS, COA 20 27 4 11 18 25 1 8 15 22 29 Dec '16 Jan '17 Feb ' Page 2 ID Task Mode Task Name Work Duration Start Finish Predecessors Notes 103   Control Quality 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 104   Participate in Testing 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 105  Manage Project Team 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 ECS, COA 106   Manage Communications 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 107   Meet With Teams as Needed 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 108  Produce Performance Reports 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 ECS, COA 109   Report Semi Monthly Status 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 110  Manage Stakeholders 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 ECS, COA 111   Monitor Satisfaction 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 112   Resolve Issues 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 113  Risk Monitoring and Control 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 ECS, COA 114   Manage Risks 0 hrs 36 days Mon 12/5/16 Mon 1/23/17 115 Project Completion Review and Sign‐off 0 hrs 3 days Tue 1/24/17 Thu 1/26/17 81 ECS, COA 116 Address any outstanding issues 0 hrs 3 days Tue 1/24/17 Thu 1/26/17 117 Summary and Documentation Review 0 hrs 3 days Tue 1/24/17 Thu 1/26/17 118 Project completion meeting and sign off 0 hrs 3 days Tue 1/24/17 Thu 1/26/17 20 27 4 11 18 25 1 8 15 22 29 Dec '16 Jan '17 Feb ' Page 3